Exclusão do Simples Nacional por dívida: prazo para regularizar, efeitos e defesa

Por que a empresa pode ser excluída do Simples Nacional por dívida?

Porque a regularidade fiscal é condição para estar no regime. O art. 17, V, da LC 123/2006 veda o Simples Nacional à microempresa ou à empresa de pequeno porte "que possua débito com o Instituto Nacional do Seguro Social – INSS, ou com as Fazendas Públicas Federal, Estadual ou Municipal, cuja exigibilidade não esteja suspensa". Essa vedação vale tanto para quem quer entrar quanto para quem já está no regime.

O Supremo Tribunal Federal confirmou a validade da regra no Tema 363 da repercussão geral, entendendo que exigir regularidade fiscal para o regime favorecido não viola a Constituição. Por isso, as discussões sobre exclusão por dívida raramente questionam a regra em si: elas giram em torno de saber se o débito existe, se está correto e se foi regularizado a tempo.

Na prática, a Receita Federal costuma fazer uma grande rodada anual de exclusões por inadimplência, e estados e municípios também podem excluir empresas por débitos próprios.

Quais dívidas levam à exclusão do Simples?

Qualquer débito tributário exigível com União, estado, Distrito Federal ou município, além dos débitos previdenciários. Os mais comuns são:

• DAS do próprio Simples Nacional declarados e não pagos;
• contribuições previdenciárias fora do DAS, como as de empregados em algumas atividades;
• débitos inscritos em dívida ativa da União, administrados pela PGFN;
• ICMS devido por substituição tributária, diferencial de alíquota ou autos de infração estaduais;
• ISS, taxas e IPTU de imóveis da empresa, conforme a legislação municipal.

O que importa é a exigibilidade. Débitos parcelados em dia, com recurso administrativo pendente, com liminar ou depósito integral não geram exclusão, porque estão suspensos pelo art. 151 do CTN. Também existe a hipótese do inciso XVI do art. 17: irregularidade em cadastro fiscal federal, estadual ou municipal, quando exigível, que segue o mesmo regime de regularização.

O que é o termo de exclusão e como a empresa é avisada?

O termo de exclusão é o ato pelo qual o fisco comunica que a empresa está com débitos e será excluída se não regularizar. No âmbito federal, ele é disponibilizado no Domicílio Tributário Eletrônico do Simples Nacional (DTE-SN), a caixa postal eletrônica da empresa no Portal do Simples Nacional.

Segundo a Receita Federal, a ciência ocorre no primeiro acesso à mensagem, dentro de 45 dias da disponibilização, ou automaticamente no 45º dia, se ninguém abrir antes. Isso significa que o prazo pode começar a correr sem que o empresário tenha lido o aviso.

Um exemplo: a Receita disponibiliza o termo no DTE-SN em 20 de março. Se ninguém acessar a caixa postal, a ciência é considerada feita no 45º dia, no início de maio, e o prazo de 90 dias para regularizar passa a correr dali. Quem acessa em 25 de março dá ciência nesse dia e começa a contar antes. Em 2026, a Receita informou ter disponibilizado os termos da rodada anual entre 20 e 23 de março, com exclusão a partir de 1º de janeiro de 2027 para quem não regularizar.

Qual o prazo para regularizar a dívida e continuar no Simples?

O prazo atual é de até 90 dias, contados da ciência do termo de exclusão. A regra está no art. 31, §2º, da LC 123/2006, com a redação da Lei Complementar 216/2025, que entrou em vigor em 29 de julho de 2025. Antes, o prazo era de apenas 30 dias.

Dentro desse prazo, a empresa precisa comprovar a regularização de todos os débitos listados no termo. Não basta regularizar parte: um único débito que continue exigível mantém a exclusão.

Se a regularização ocorrer no prazo, a exclusão fica sem efeito e a empresa segue no regime normalmente. Se não ocorrer, a exclusão se confirma e produz efeitos no ano seguinte. Como os sistemas podem levar alguns dias para refletir pagamentos e parcelamentos, é prudente não deixar para a última semana.

Como regularizar: pagar, parcelar ou transacionar?

A regularização pode ser feita por qualquer meio que extinga o débito ou suspenda sua exigibilidade:

• Pagamento à vista dos débitos listados.
• Parcelamento dos débitos do Simples Nacional: a LC 123/2006 permite parcelar em até 60 parcelas mensais (art. 21, §16), conforme as regras do Comitê Gestor. Débitos ainda na Receita são parcelados no Portal do Simples ou no e-CAC.
• Débitos já inscritos em dívida ativa: são negociados com a PGFN no portal Regularize, por parcelamento ou transação, quando houver edital aberto que inclua débitos do Simples. Veja o artigo sobre parcelamento da dívida ativa da União.
• Débitos estaduais e municipais: dependem dos programas de cada ente.

O parcelamento suspende a exigibilidade, mas só enquanto estiver em dia. Uma empresa que parcela para escapar da exclusão e depois deixa de pagar volta a ficar sujeita a um novo termo. Por isso, a parcela precisa caber no fluxo de caixa.

Antes de parcelar, vale conferir se algum débito está prescrito ou já foi pago, porque o parcelamento envolve confissão da dívida.

A partir de quando a exclusão produz efeitos?

Na exclusão por débito (art. 17, V), o efeito se dá a partir do ano-calendário seguinte ao da ciência da comunicação (art. 31, IV, da LC 123/2006). Assim, uma empresa que tomou ciência do termo em 2026 e não regularizou os débitos em 90 dias fica fora do Simples a partir de 1º de janeiro de 2027.

Isso é diferente de outras hipóteses de exclusão. Quando a empresa ultrapassa o limite de receita, ou quando é excluída de ofício por irregularidades graves (art. 29), os efeitos podem ser imediatos ou até retroativos ao mês em que ocorreu a situação, e há impedimento de voltar ao regime por três anos, ou dez anos em caso de fraude.

Na exclusão por dívida, portanto, a empresa tem um tempo para se preparar: ou regulariza e permanece, ou planeja a transição para outro regime a partir de janeiro.

O que muda na prática se a empresa for excluída?

A empresa passa a seguir as normas de tributação das demais pessoas jurídicas (art. 32 da LC 123/2006), podendo optar pelo lucro presumido ou pelo lucro real. Na prática, isso costuma significar:

• recolhimento separado de IRPJ, CSLL, PIS, Cofins e contribuição previdenciária patronal sobre a folha, em vez do DAS unificado;
• ICMS e ISS pelas regras gerais, com obrigações acessórias próprias de cada ente;
• aumento das obrigações acessórias e do custo de contabilidade;
• carga tributária que pode subir bastante, especialmente em atividades com folha de pagamento alta.

Imagine uma empresa de serviços com faturamento anual de R$ 2 milhões e 15 empregados. Fora do Simples, a contribuição patronal sobre a folha passa a ser recolhida à parte, o que pode alterar de forma relevante o custo total. É esse impacto que torna o prazo de 90 dias tão importante: a regularização costuma sair mais barata do que um ano inteiro fora do regime.

Dá para contestar o termo de exclusão?

Sim. A empresa pode contestar o termo quando entende que o débito não existe, já foi pago, está com exigibilidade suspensa ou foi lançado de forma errada. A contestação segue o processo administrativo do ente que fez a exclusão (art. 39 da LC 123/2006).

Na esfera federal, a Receita tem orientado que a contestação seja apresentada ao Delegado de Julgamento no prazo de 20 dias úteis da ciência do termo, pela internet. O prazo exato e o canal devem ser conferidos no próprio termo e nas orientações do ente.

Situações que costumam justificar a contestação:

• DAS pago com erro de competência ou de CNPJ e não alocado;
• débito parcelado que o sistema não reconheceu;
• débito prescrito ou com decisão judicial favorável;
• débito de outra empresa atribuído por erro.

Contestar não impede regularizar em paralelo. Quando parte dos débitos é devida, a solução costuma ser pagar ou parcelar essa parte e contestar só o que é indevido, para não correr o risco de perder o prazo de 90 dias.

Estados e municípios também podem excluir a empresa do Simples?

Podem. A competência para verificar hipóteses de exclusão é compartilhada entre a Receita Federal, as Secretarias de Fazenda dos estados e do Distrito Federal e, para serviços de competência municipal, os municípios (art. 33 da LC 123/2006). Um estado pode emitir termo de exclusão por ICMS em aberto, e um município pode fazer o mesmo por ISS.

A exclusão feita por um ente vale para o Simples como um todo: a empresa sai do regime para todos os tributos, não apenas para o tributo daquele ente. Por isso, o controle de regularidade precisa abranger as três esferas, e não só o portal federal.

A notificação estadual ou municipal pode chegar pelo DTE-SN ou por domicílio eletrônico próprio do ente. Contadores que atendem empresas em vários municípios costumam manter um calendário de consultas periódicas às certidões de cada um.

O MEI também pode ser desenquadrado por dívida?

Sim. O MEI faz parte do Simples Nacional e, se tiver débitos em aberto com a Receita ou com a PGFN e não regularizar no prazo do termo, é desenquadrado do Simei junto com a exclusão do Simples. Na rodada de 2026, segundo a Receita, mais de 400 mil MEIs receberam termos de exclusão.

O desenquadramento tem consequências práticas importantes: o MEI deixa de pagar o valor fixo mensal e passa a recolher tributos como microempresa, com obrigações acessórias maiores. Para quem fatura pouco, a mudança pode pesar bastante.

A solução é a mesma das demais empresas: consultar os débitos no Portal do Simples Nacional ou no e-CAC, pagar ou parcelar dentro do prazo e acompanhar se a regularização foi reconhecida.

Depois de excluída, a empresa pode voltar ao Simples?

Na exclusão por débito, sim, desde que regularize a situação fiscal e faça nova opção no período próprio. Não há o impedimento de três ou dez anos que se aplica às exclusões de ofício por irregularidades graves.

Atenção ao calendário, que mudou com a reforma tributária. Tradicionalmente, a opção era feita em janeiro, com efeitos no próprio ano. Com a LC 227/2026, a janela de opção passou a ser definida pelo Comitê Gestor do Simples Nacional e pode ocorrer no ano anterior ao início dos efeitos, como aconteceu na opção para 2027 (Resolução CGSN 186/2026); nesse mesmo momento, a empresa também escolhe como vai recolher o IBS e a CBS. Na prática, quem foi excluído e quer voltar deve regularizar os débitos com antecedência, para não perder a janela seguinte. Segundo a Receita, se o pedido de opção for indeferido por débitos, há prazo para regularizar.

Como o calendário e as condições de opção estão em transição, a empresa e o contador devem conferir, a cada ano, as datas e regras publicadas pelo Comitê Gestor antes de tomar a decisão.

Qual a diferença entre exclusão por dívida e exclusão de ofício por irregularidade?

A exclusão por dívida é a mais "branda": decorre da falta de regularidade fiscal, pode ser evitada com a regularização em 90 dias e, se consumada, produz efeitos só no ano seguinte.

A exclusão de ofício do art. 29 tem outra natureza. Ela ocorre em situações como embaraço ou resistência à fiscalização, constituição por interpostas pessoas, prática reiterada de infração, falta de escrituração do livro-caixa, despesas superiores em 20% aos ingressos do ano ou compras para revenda acima de 80% dos ingressos. Nesses casos:

• os efeitos, em regra, começam no próprio mês da irregularidade;
• a empresa fica impedida de voltar ao regime por três anos-calendário;
• o impedimento sobe para dez anos se houver fraude;
• costuma vir acompanhada de autos de infração com a diferença de tributos.

Por isso, ao receber um termo, a primeira pergunta é qual o fundamento: débito (art. 17, V) ou irregularidade (art. 29).

Como o contador e o empresário podem evitar a exclusão?

A exclusão por dívida quase sempre é evitável com rotina. Algumas práticas ajudam:

1. Consultar mensalmente o DTE-SN e o domicílio eletrônico dos estados e municípios.
2. Emitir periodicamente as certidões federal, estadual e municipal e investigar qualquer resultado positivo.
3. Conferir se cada DAS pago foi alocado à competência correta.
4. Acompanhar parcelamentos em andamento e não deixar parcelas atrasarem.
5. Guardar os comprovantes de pagamento e os recibos das declarações.
6. Ao receber o termo, anotar a data da ciência e o prazo final de 90 dias.

Se a empresa já tem débitos em execução fiscal, vale ler o guia sobre execução fiscal: o que fazer depois da citação. E, se a certidão está travando outras operações, o artigo sobre certidão positiva com efeito de negativa mostra como obtê-la. Quando os débitos são altos, a transação tributária com a PGFN pode ser uma alternativa ao parcelamento comum.

Perguntas frequentes